Tietosuoja VSV-Energia
Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukainen rekisterinpitäjän tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä(t)
VSV-Energia Oy
Y-tunnus: 0954447-7
Osoite: Vihtorinkatu 2, 23800 Laitila
Puhelin: (02) 8800 880
Verkkopalvelu: www.vsv.fi
2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot
Rekisterin vastuuhenkilö(t)
Tietosuojavastaava
Juha Heino
Vihtorinkatu 2, 23800 Laitila
3. Rekisterin perustiedot
VSV-Energia Oy:n asiakasrekisteri. Tietosuojaselostetta sovelletaan verkkosivuihimme, markkinointiin ja asiakassuhteen hoitoon sekä tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja -tehtävien hoitaminen, jolloin käsittelemme henkilötietoja oikeutettuun etuumme perustuen. Oikeutetun edun perusteella käsittelemme henkilötietoja myös silloin, kun ylläpidämme ja kehitämme asiakassuhteitamme, kehitämme/varmistamme tuotteidemme ja palveluidemme laatua sekä, kun lähetämme asiakasviestintää. Asiakkaiden ja rekisterinpitäjän välisiä kontaktitallenteita käytetään asiakaspalvelun laadun ja kehittämisen varmistamiseen sekä reklamaatiotilanteiden käsittelyyn niin ikään oikeutetun edun perusteella. Käsittelyn tarkoituksena voivat olla myös palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen sopimussuhteen tai sen valmisteluun perustuen.
VSV-Energia Oy:n verkkopalveluiden käytöstä kerätään yleisiä tilastollisia tietoja palveluiden kehittämistä varten oikeutettuun etuumme perustuen.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten sähkömarkkina- ja tietosuojalakia sekä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.
Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arvioimme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.
5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö
REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:
Rekisteröityjä ovat selosteessa mainittujen rekisterinpitäjien asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat. Rekisteröity voi olla yksityishenkilö, yrittäjä tai yhteisö.
Potentiaalinen asiakkuus syntyy rekisteröidyn ilmaistua kiinnostuksensa ja antaessaan suostumuksen suoramarkkinointiin rekisterinpitäjän kotisivuilla, arvonnoissa, messuilla, tapahtumissa tai myyntipisteissä.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
- perustiedot rekisteröidystä (nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoitetiedot, y-tunnus, asiakasnumero, käyttöpaikkatunnus, mittarinumero, tontti ja kiinteistötiedot, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, äidinkieli ja sukupuoli)
- yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta)
- yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot (laskutusta, maksuja, maksamista ja perintää koskevat tiedot, ennakkoarviot, vahingonkorvaustiedot ja luottotietokyselyt)
- asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (sopimusta, tilausta sekä voimassa olevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot, asiointitiedot, valtuutustiedot, kontaktitallenteet (kuten puhelu- ja sähköpostitallenteet), rekisterinpitäjien kanssa käyty kirjeenvaihto, muut yhteydenotot, markkinointiin liittyvät tiedot sekä markkinointikiellot ja -suostumukset)
- palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (tilaus-, voimassaolo-, muutos- ja päättymistiedot, häiriöihin liittyvät tiedot, mobiilipalveluiden käyttöä koskevat tarpeelliset tiedot, rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista, verkkosivustojen evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot sekä asiakasrekisterin yhteydessä käsiteltyjen tietojen perusteella muodostetut käyttäjä- ja/tai käyttöprofiilit)
- kaukolämmön kulutusta koskevat tiedot (kulutus, laatu, kulutuksen ennusteet ja kulutukseen liittyvät raportit)
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen, tai muun asiallisen yhteyden syntyessä. Asiakasrekisterin tietoja voidaan myös kerätä, tallentaa ja päivittää Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n tai muun vastaavia palveluita tuottavan rekisterinpitäjän rekisteristä.
Lisäksi asiakkaita koskevia tietoja saadaan säännönmukaisesti sähkömarkkinoilla toimivilta energiayhtiöiltä ja sähkömarkkinoiden keskitetyn tiedonvaihdon yksiköstä (datahub) soveltuvaan lakiin tai viranomaismääräyksiin perustuvan tiedonvaihdon perusteella. Tietoja päivitetään myös sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.
Tietolähteinä toimivat myös rekisterinpitäjän verkkosivustot ja -palvelut sekä palveluissa käytettävät verkkolomakkeet* ja evästeet**.
* Verkkolomakkeiden kautta saatuja tietoja käytetään vain asiayhteydessä mainittuihin tarkoituksiin (yhteydenottopyynnöt, tarjouspyynnöt, palautteet, asiakastietojen päivittäminen, vikailmoitukset jne.).
**Eväste on verkkosivujen käytön sujuvuuteen ja statistiikkaan liittyvä tiedosto, jonka sivusto hyväksyttäessä tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeiden tarkoituksena on parantaa verkkosivustojen käyttökokemusta ja näin ollen parantaa asiakaspalvelua. Osa evästeistä on välttämättömiä sivustojen selaamisen kannalta. Muut evästeet ovat käyttäjän kannalta hyödyllisiä ja helpottavat sivuston käyttöä, käytön voi estää selaimen asetuksista. Evästeiden käytöstä poistamisen seurauksena sivuston tietyt toiminnallisuudet eivät välttämättä ole käytettävissä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten:
- VSV-Energia Oy:n lukuun toimiville palveluntuottajille tai palveluiden tuottamiseen liittyville kolmansille osapuolille
- suostumukseen perustuen
- kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten sekä toimialajärjestöjen ohjeiden sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi rekisterinpitäjän konserniyhtiöille, palveluntarjoajille, viranomaisille, sähkömarkkinoiden osapuolille, sähkömarkkinoiden keskitetyn tiedonvaihdon yksikköön (datahub), kiinteistön omistajille ja isännöitsijöille sekä sähkön toimitus- ja myyntisopimuksen osapuolille
- myyntilaskutusprosessia osittain hoitavalle palveluntarjoajalle (Lowell Suomi Oy)
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös konsernin yhteisissä tietojärjestelmissä.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos järjestelmäteknisistä syistä näin joudutaan toimimaan, tietoja siirretään vain tietosuojalainsäädännön mukaisin menettelytavoin, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
8. Rekisterin suojaukset periaatteet
A. Sähköinen aineisto
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Henkilötietoja sisältävien tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.
B. Manuaalinen aineisto
Henkilötietojen käsittelyprosesseissa muodostuva paperinen materiaali säilytetään lukituissa tiloissa ja tiloihin pääsyä valvotaan kulkuoikeuksin.
C. Koulutukset
Rekisterinpitäjä ylläpitää selosteessa mainittujen käsittelytoimien kriittisyys huomioiden henkilötietojen käsittelijöiden tietosuoja- ja tietoturvaosaamista.
9. Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja tietojen tarkastaminen
Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus omiin tietoihisi ja rekisteriin tallennettujen tietojen tarkastamiseen.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen, poistamiseen ja täydentämiseen
Sinulla on oikeus vaatia meitä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Olet itse vastuussa antamiesi tietojen oikeellisuudesta ja sinun tulee ilmoittaa mahdollisista muutoksista.
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa omien tietojesi käsittelyä, mikäli käsittelyn jatkamiselle ei ole hyväksyttävää perustetta. Tällainen tilanne voi syntyä esim. silloin kun kiistät tietojesi paikkansapitävyyden.
- Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen
Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka olet toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti. Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot sellaisessa yleisesti käytössä olevassa muodossa, jossa voit siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot voidaan siirtää myös suoraan järjestelmistämme, mikäli se on teknisesti mahdollista.
- Oikeus sähköisten markkinointiviestien ja asiakastutkimusten estämiseen
Sinulla on oikeus ilmoittaa meille halustasi peruuttaa suostumus sähköisten markkinointiviestien tai asiakastutkimusten saamiselle.
- Oikeus vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, kuten automaattista päätöksentekoa ja profilointia
Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin. Verkkopalveluissamme saatetaan käyttää automaattisia päätöksenteon keinoja esim. sopimuskelpoisuutta tarkistettaessa. Sinulla on oikeus vastustaa automaattista käsittelyä, mikäli menettely ei ole välttämätöntä sopimuksen tekemistä varten.
- Oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle
Mikäli katsot, että olemme käsitelleet henkilötietojasi tämän selosteen tai voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus valittaa asiasta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle).
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen
Vihtorinkatu 2, 23800 Laitila
10. Tiedon säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen käsittelytoimien hoitamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan, ellei lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan ole velvoitetta säilyttää tietoja.
11. Päivitetty
8.8.2023
(VSV-Energia Oy pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Selosteen sisältö kannattaa tarkistaa säännöllisesti.)